Software registratori di cassa: cosa sono e come funzionano

I registratori di cassa variano da unità autonome a grandi sistemi basati su server multi-terminale. Il software che guida queste macchine varia anche a seconda della complessità e vanno dal software incorporato in esecuzione all’interno del registro, ai sistemi complessi di punti vendita che funzionano su computer e server in rete.

Cosa sono i software registratori di cassa?

Il software del registratore di cassa di oggi semplifica la personalizzazione di questi dispositivi per soddisfare le esigenze aziendali. Attualmente, per le nuove norme in materia di tracciabilità e per la digitalizzazione del sistema fiscale, si parla di registratori telematici che sono dotati di collegamento diretto con la rete ed immagazzinano indelebilmente, ed in modo da non poter subire alterazioni, tutte le procedure effettuate.

Come funzionano i software registratori di cassa?

Il funzionamento è semplice ed intuitivo, infatti nell’effettuare la transazione viene creato un file che memorizza tutti i dati della stessa e, a garanzia dell’affidabilità, viene autenticato da un sistema certificatore. Alla chiusura, tutti i dati saranno inviati al Sistema di Interscambio. L’invio dei pacchetti di informazioni relativi alle procedure effettuate deve avvenire entro 5 giorni nei quali l’apparecchio continuerà a tentare di inviarli fino, in caso di esito negativo, ad andare in blocco. Chiaramente l’Agenzia delle Entrate ha disposto una procedura di emergenza che permette, in casi estremi, di caricare le procedure manualmente direttamente tramite la piattaforma Fatture e Corrispettivi. Questi strumenti consentono un notevole risparmio in termini generali di risorse ma anche un’accuratezza superiore del dato e delle procedure trattate.

Ciò che garantisce autenticità delle transazioni effettuate è proprio uno specifico modulo: il modulo fiscale. Questo contiene componenti come una memoria inalterabile ed una memoria RAM oltre che una sorta di archivio di massa. Il produttore è responsabile per il software e comunica con l’Agenzia delle Entrate tutte le eventuali modifiche che può apportare nelle fasi di aggiornamento. La responsabilità va anche oltre il solo software, deve infatti inglobare tutto il sistema che dialoga con il modulo fiscale, quindi ogni apparecchio deve poter mantenere inalterati i dati in caso anche di criticità come interruzione di corrente o guasti alla memoria. Il tutto avviene grazie a specifici protocolli e modelli. Ogni modello viene quindi certificato e la durata della certificazione è di 8 anni ed è controllabile attraverso un codice bidimensionale (QR) consegnato al produttore proprio dall’Agenzia delle Entrate.

Il componente che registra ogni attività che viene compiuta dalla cassa, incamerando ogni dettaglio, è il Dispositivo Giornale di Fondo Elettronico. Questo rende possibile ottemperare agli obblighi in termini di standard di sicurezza atti a garantire le funzioni fiscali dell’apparecchio.
Infine, in sintesi, i software possono essere suddivisi in due gruppi: quelli che si occupano di processi e dati prettamente interni all’attività avendo anche molte funzioni particolarmente indicate per svolgere le normali procedure di un punto vendita, ed i software che invece sono progettati proprio per comunicare. In quest’ultima tipologia rientrano quei software che comunicano con i sistemi centrali fiscali ma anche con quelli aziendali di diversi livelli.

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